microsoft acces

Microsoft acces merupakan program aplikasi Data Base Management System (DBMS) yang merupakan rangkain program aplikasi perkantoran yang diterbitkan oleh perusahaan software Microsoft.

Data Base adalah sebuah file yang menyimpan informasi dalam format record. Pada aplikasi data base bisa terdiri atas atas jutaan record atau lebih, data base yang belum memiliki record disebut sebagai Blank Data Base.

Record merupakan informasi yang dihimpun berdasarkan field, minimal 1 record terdiri atas 1 field.

Field merupakan informasi substansial terhadap informasi yang berada pada sebuah record.

Sebuah file data base yang aktif disebut sebagai data base continer yang didalamnya bisa terdiri atas : Table, Query, Report, Form, Marco, Module

Table    : merupakan sumber informasi utama pada sebuah sistem data base, pada sebuah file deata base yang aktif minimal terdapat 1 buah Table. Pada sebuah data base yang kompleks bisa terdapat lebih dari satu Table.

Quary    : digunakan untuk merekayasa informasi pada pada table, misalnya : memecah satu tabel menjadi beberapa bagian informasi sebagai file query, menggabungkan informasi dari dua table atau lebih, proses ini disebut sebagai relationship

melakukan aplikasi perhitungan atau transaksi antar field

Report : digunakan untuk merancang tataletak informasi data base pada media cetak.

Form     : digunakan untuk mengatur penempatan objek / komponen sebagai interface pada proses entry, edit, delete, update, find data dan navigasi record.

Mraco   : digunakan untuk menyimpan serangkaian instruksi MS Acces sehubungan dengan proses pengolahan data dalam sebuah file macro .

Module : aplikasi pemrogaman menggunakan Visual Basic for Aplication ( VBA ) sehubungan dengan proses pengolahan data dalam file module.

Tipe data

Tipe data diperlukan pada saat desain field dilakukan , ada beberapa tipe data yang dapat digunakan pada MS Acces antara lain :

·      Text

              Dapat menerima semua karakter (hruruf , angka dan simbol-simbol pada komputer) maksimum 255 karakter.

·      Memo

              Dapat menerima semua karakter dengan jumlah lebih dari 255 karakter , sebenarnya hanya ruang memori hardisk yang membatasi panjangnya karakter tipe data Memo.

·      Number

    Menyimpan angka-angka yang digunakan pada operasi perhitungan. Jenis angka dan ketelitian perhitunganya tergantung pada jenis Number yang digunakan pada field yang didifinisikan.

·      Date/Time

              Menyimpan tanggal dan waktu , tergantung terhadap pengaturan properti field, kita dapat menyimpan salah satu atau keduanya.

·      Currency

    Menyimpan angka yang menyatakan uang atau sembarang angka lain yang dipergunakan dalam perthitungan dengan ketelitian empat digit desimal.

·      Auto number

    Menyimpan nomor –nomor berurutan dimulai angka 1, 2, 3 dan seterusnya.

·      Yes/No

    Hanya ada dua kemungkinan isi data yaitu : Yes dan No atau True dan False atau On dan Off, tergantung format yang dipilih pada saat properti field ditentukan.

·      Ole Object

Dapat digunakan untuk menyimpan gambar, suara atau objek windows yang lain yang mendukung Object Linking and Embadding.

Properti Data

Setiap data yang dientrikan pada field akan selalu divalidasi berdasarkan hasil setting properti data yang dilakukan oleh pemrograman. Komponen-komponen properti data hampir sama untuk setiap jenis data, kecuali beberapa hal berikut dibawah ini :

·           Field Size           : digunakan untuk menentukan kapasitas memori yang diperlukan untuk setiap informasi yang dientrykan pada field.

Untuk setiap jenis data Text kapasitas memori yang digunakan ditentukan oleh banyaknya karakter yang disetting pada properti field size.

Untuk jenis data Number kapasitas memori yang digunakan ditentukan oleh jenis data number seperti tampak pada tabel berikut :

TIPE DATA BILANGAN (NUMBER)
Jenis Number	Menyimpan bilangan	Presisi desimal	Kapasitas memori
Byte	0 hingga 255	-	1 byte
Decimal	-1028-1 hingga 1028-1	28	2 byte
Integer	-32,786 hingga 32,767	-	2 byte
Long Integer	-2.147.483.648 hingga 2.147.483.647	-	4 byte
Single	1,401298E-45 hingga 3,402823E38	7	4 byte
Double	4,940656458412473E-324 hingga 1,79769313486231E308	15	8 byte
Currency	-922.337.203.685.447,5808 hingga 922.337.203.685.477,5807	4	8 byte

·           Decimal Places    : digunakan untuk menentukan banyaknya angka disebelah kanan titik desimal.

·           Format               : digunakan untuk menentukan tataletak/tampilan data, berlaku untuk jenis data text, numbern dab currency.

Properti Text

File Size, harus ditentukan nilainya antara 1-255, jika tidak maka akan digunakan nilai default yaitu 255. Jika diinginkan maka nilai default ini dapat diubah melalui option Object Designer, nilai field size ini seharusnya ditentukan nilainya secara proporsional sehingga tidak membebani memori dan akses komputer.

Format, digunakan untuk mengatur tampilan text, number dan date/times adapun untuk pengaturan tampilan text digunakan karakter-karakter berikut :

Simbol	Keterangan
@	Memerlukan sembarang karakter
&	Tidak memerlukan karakter
<	Manampilkan dalam format lowercase
>	Manampilkan dalam format uppercase

Contoh

Setting	Data	Display
@@@-@@-@@@@	465043799	465-04-3799
@@@@@@@@@	465-04-3799 465043799	465-04-3799 465043799
>	davolio DAVOLIO davolio	DAVOLIO DAVOLIO DAVOLIO
<	davolio DAVOLIO davolio	davolio davolio davolio

Properti yang berlaku umum bagi jenis-jenis data :

• Caption
  digunakan sebagai judul kolom padan mode Datasheet View, berupa sembarang teks hingga 255 karakter.
• Default Value
  merupakjan nilai awal yang ditentukan oleh setting programer, biasanya nilai setting adalah data yang sering digunakan pada proses entry. Misalnya, Malng merupakan nama kota kelahiran yang mayoritas akan dientrykan field Kota, maka “Malang” digunakan sebagai default value.
• Validation Rule
  Digunakan untuk menentukan ekspresi validasi pada field terkait. Jika entry data dilakukan pada field inin maka validasi data akan dilakukan berdasarkan ekspresi yang dibentuk, jika data ternya valid maka entry diterima, jika tidak maka entry ditolak.
• Validation Text
  Teks yang diketikkan pada properti ini akan ditampilkan jika validation rule menyatan entry data salah.
• Required
  digunakan untuk memastikan bahwa fielf ini harus diisi data.
• Allow Zero Length
  digunakan untuk menandai bahwa field ini dapat diisi dengan blank(“”)
• Indexed
  Digunakan untuk mempercepat proses pengurutan dan pencarian data. (jenis data AutoNumber, OLE Objek, Attachment dan Memo tidak memilki indeks)

Primary Key

Digunakan untuk menandaisebuah field sebagai field utama dalam sebuah tabel, biasanya field yang berisi data unik (tidak berduplikasi) digunakan sebagai primary key, hal ini sangat bermanfaat pada aplikasi data base relationship. Pada satu tabel hanya terdapat satu primary key.

Contoh: field NIS, Kode, No.Telepon adalah data unik yang dapat digunakan sebagai primary key

Input Mask

Digunakan untuk mengatur cara memasukkan data pada satu field, berbeda dengan format yang digunakan untuk menampilkan data.

Karakter yang digunakan pada input mask :

Karakter	Arti	Keterangan
0	Ketikkan angka	Harus
9	Ketikkan angka atau spasi	Tidak harus
#	Ketikkan angka, tanda + atau -, atau spasi	Tidak harus
L	Ketikkan huruf	Harus
?	Ketikkan huruf	Tidak harus
A	Ketikkan Huruf atau Angka	Harus
a	Ketikkan Huruf atau Angka	Tidak harus
C	Ketikkan sembarang karakter spasi atau simbol	Tidak harus
<	Karakter-karakter dibelakangnya diubah ke huruf kecil
>	Karakter-karakter dibelakangnya diubah ke huruf besar
!	Karakter diisikan dari kanan ke kiri
\	Karakter dibelakang \ ditampilkan apaadanaya, bukan sebagai kode